Un système de tube pneumatique est constitué de stations permettant l’envoi et/ou la réception de cartouches ou pochettes. Ces stations sont reliées entres elles par un réseau de tubes de diamètre approprié au type d’objets transportés. Des aiguillages permettent si besoin la constitution d’un réseaux complexe avec des branches permettant d’amener les objets transportés dans toutes les parties d’un bâtiment.
Dans le local technique de l’installation on trouve pour chaque ligne pneumatique indépendante, le groupe soufflerie constitué d’un groupe moto ventilateur équipé ou non d’un échangeur d’air permettant d’inverser le flux d’air produit pour souffler ou aspirer en fonction du sens de circulation souhaité pour l’objet à transporter. On trouve également la centrale de commande qui pilote électroniquement la totalité des demandes de transport.
Lorsqu’une cartouche est insérée dans une station et un transport demandé (automatiquement ou manuellement par pression d’un bouton), la centrale de commande configure le chemin à parcourir entre le départ et la destination en positionnant si besoin les aiguillages dans la bonne position. Une fois le chemin configuré, la centrale de commande déclenche la soufflerie afin d’acheminer la cartouche ou la pochette vers la destination. À l’arrivée un détecteur de passage indique à la centrale que l’objet est arrivé, la centrale stoppe alors la soufflerie et se remet en attente d’un nouvel envoi. Sur une ligne donnée le transport s’effectue en général avec un seul objet à la fois. Si un envoi a été mis en attente pendant le transport du précédent celui-ci est immédiatement envoyé dès que le système est disponible et ainsi de suite.
Pour un système à cartouche il est impératif d’étudier et d’organiser le retour des cartouches vides vers leurs stations d’origine afin de s’assurer qu’une station n’est jamais en rupture de cartouche auquel cas il serait impossible d’envoyer.
La technologie RFID et l’équipement des cartouches en puces peut permettre dans certain cas l’automatisation de l’adressage des retours vides.